経理部が導入していたDivaSystemを基盤としてグループ全体の予実管理に活用。月次事業計画に利用するデータ収集、集計業務が2営業日短縮

学研ホールディングスは、教室・塾、出版、高齢者福祉・子育て支援、園・学校などさまざまな業種、業態のグループ会社30社以上で構成されている。

2009年10月1日に持株会社制に移行し、グループ全体で長期的な視点に立った予実管理の強化を図ることになった。そこでデータの収集と集計、報告書の作成など一連の業務を効率化すべく、DivaSystem FEMを導入。期待どおりの成果を挙げ、今後に続く業務基盤を確立している。

学研ホールディングスでは、持株会社制への移行に伴い、30社以上あるグループ会社全体の予実管理をよりいっそう強化する方針が打ち出された。主導的な役割を担う財務戦略室は、数年にわたる取り組みを続ける中で、各社からのデータ収集と集計、報告書作成の各プロセスにおける課題が浮き彫りになってきたという。当時、財務戦略室で一連の業務に携わっていた担当者は次のように話す。

「各社からのデータ（Excelファイル）はメール添付で収集していたため、宛先の誤送信や、パスワードを都度設定する手間などが問題になっていました。また、収集したデータの集計は手作業だったため、ミスが起こりやすく、精度も十分ではなかったのです。中長期的な視点で予実管理することが本来の目的でしたが、実際にはデータの集計に追われていました。当社の特徴としてグループ間の取引が非常に多く、内部取引を消去して外部に対する売上でグループ全体の業績推移を見ていく必要があったため、データの集計を手作業で行うには負担が大きすぎたと言えます。2009年から4年ほど業務に携わってきて、こうした課題が明確になりました。」

同社は、経理部がすでに連結決算システムとしてDivaSystemを導入しており、グループ各社も同じ基盤上で処理を行っていた。DIVAとも継続的にコンタクトがあり、システム運用の効率化や業務改善に関する提案を都度受けていたという。今回、財務戦略室が抱えている課題について提案を求めたところ、Excelファイルのオンライン収集と自動集計が可能なDivaSystem FEM（以下FEM）の導入を勧められた。

「課題が明確だったので、DIVAの提案も的確でした。こちらとしてはデータ収集と集計の時間短縮と精度向上、および各社とのヒアリング時間を確保することで分析レポートの質を向上させることが一番の要望でした。こういうことはできないだろうか？という問いかけに対するDIVAの回答がFEMであり、すぐに導入を検討しました。自動集計のデモを見たときは、素直に感動しましたね。」

導入にはグループ各社の理解と協力が不可欠であり、各社へ直接赴いてFEMのデモを見せている。データのアップロードをはじめ一連のプロセスが効率化、簡便化できることを、担当者もすぐに理解できたという。本社側の迅速な決断と各社へのアプローチによって、検討開始から導入決定まで1 ヵ月、稼働開始まで3 ヵ月というスピード対応を実現した。これは、DivaSystemを導入済みであったことに加えて、FEMの運用で既存のExcelフォーマットを活用できることが大きく影響している。

「従来使用していたフォーマットをそのまま使えるのは非常にありがたかったです。ここでフォーマットを変更する必要があります、と言われた場合、各社に徹底することが大変で、導入の敷居が一段と上がっていたでしょう。グループ会社の中にはM&Aで傘下に入ったところもありましたが、それらの会社もDivaSystemを使っていて、共通の基盤がすでに確立されていたことも功を奏したと言えるでしょう。

四半期決算時のみならず、月次ベースにおいても活用し、グループ間の相互のパイプを太くできればという思いもありました。Excelのフォーマットは変更ないですが、やり取りの仕組みは変わるため、業務フローを周知徹底していくのに一番苦労したと思います。FEMの使い方について、簡単なマニュアル（手順書）を作成したりもしましたね。しかし、ここでしっかり対応したことで、担当者同士のコミュニケーションも増え、仕事が円滑に進むようになりました。」