DivaSystem導入により、月30時間の残業削減に成功 上場対応・海外グループ会社の増加によるExcel作業負荷をシステムで自動化し、マンパワーに依存しない体制づくりへ

DivaSystemは2015年7月から正式に稼働を始めており、それまでメール添付で行っていたExcel パッケージのやり取りはDivaSystem EIGSでオンライン化された。グループ各社の入力内容の確認が容易になり、従来手作業だった連結仕訳もほぼ自動的に処理されることで、業務の負荷は大きく下がったと実感している。業務に要する時間もおよそ半分に削減されたとのこと。
管理本部 財務経理部 財務経理課の髙橋渚氏は次のように話す。

「グループ会社からのパッケージの入力状況がオンラインですぐチェックできるのは便利です。以前はExcelファイルをいつ受け取ったのか、どこに保存したのか、などを確認するのも大変だったので大きな改善です。グループ会社のほうでも同じようにオンラインで確認できますから、入力状況と内容の把握、ミスなどあったときの修正がとてもスムーズに対応できるようになりました。
DIVAは導入後のサポート対応も的確かつスピーディで本当に助かっています。担当者の入れ替わりなどで業務の引き継ぎを行ったときに確認したいことがあったのですが、すぐお返事をいただいて安心できました。」

岡安氏もDivaSystemによる業務効率の向上を実感していると話し、社内で進められている業務改革の取り組みとの相乗効果も期待している。

「7月に稼働を開始し、今年度の第一四半期（4 ～ 6月）決算でさっそく使いましたが、社内の体制がいろいろ変化している中でも業務に大きな混乱もなく、経営層への資料作成や監査、開示まで期限内にきちんと完了できたのは、やはりDivaSystemのおかげだと思っています。業務フローには従来からの流れで手作業の部分がまだ少し残っていますが、全体としての業務の継続性、スピードは大きく改善されています。
今、中期経営計画の重点経営課題の1つとして『働き方改革』を掲げていまして、その取り組みともうまくマッチしていると感じています。」

今後は一部グループ会社の期ズレの解消（決算期の統一）、IFRS への対応も視野に入れているとのこと。DivaSystemによる資料フォーマットの統一やデータ入力のさらなるシステム化、Formula-Xを活用したレポート作成の促進も進めていきたいと岡安氏は話す。DIVAが提供しているアウトソーシングサービスを利用して、社内業務の注力分野をシフトすることも考えているという。

「業務時間の短縮だけでなく、経営管理や分析により注力するなど、これまでできなかったことへの取り組みも検討しています。社内の改善活動に充てる時間を増やすといった考え方もあるでしょう。各社がDivaSystemへ入力する前に使っているフォームは微妙に異なっており、入力前に手作業が介在する部分も残っています。そうした部分のミスや精度の改善を図るために、システム化を進めていくことも課題です。今まで数時間かかっていたことが数分でできるようになるという具合に、より確実な仕組みを構築できればと思います。

導入時に駆け足で進めてきて、まだ業務を整理しなければいけない部分もあります。やるべきことはこれからさらに増えていくと思っていますので、そうした変化に着実に対応できるようにしたいですね。
DIVAの導入メンバーには弊社独自の連結処理に根気良く付き合っていただき、本当に感謝しています。今滞りなく業務に取り組めるのはDIVAのおかげです。引き続き支援をお願いしたいと思っています。」