収集パッケージのオンライン化と非会計項目を含む各種データの一元管理で 連結決算業務全体のクオリティ向上を実現

日常のライフスタイルから先進のライフサイエンスまで、関連する分野を統合したヘルス＆ビューティ―ケア企業へと進化を続けているロート製薬は、連結対象のグループ会社を34社有している（2015年3月現在）。

グループの規模拡大に伴う連結決算業務の負荷増大という課題に直面した同社は、データ収集をオンライン化できるDivaSystem EIGSと、非会計項目を含むデータの一元管理を容易にするDivaSystem LCAPlusの導入により、期待以上の成果を挙げ、業務効率化を果たしている。

ロート製薬では、グループ各社が作成した連結パッケージ（Excel ファイル）をメールで個別に収集し、本社で確認・集計するというプロセスで連結決算業務を行ってきた。連結対象の子会社が増えるにつれて1社に対してかける時間が限られ、Excel ファイルをオフラインでやり取りする従来の業務スタイルに限界を感じ始めたという。本社側の人員の規模は抑えつつ、業務の効率化と正確さの向上を実現するにはシステム化が必要と考えた同社は、具体的な検討を早期に進めることとなった。経理財務部 連結グループ リーダーの中田京子氏は、当時の状況を次のように話す。

「単純合算に必要な個別財務諸表データの収集にかなりの負荷がかかっていました。当社は海外の子会社が多いのですが、日本人の経理担当がいないため、コミュニケーション面の難しさも負担が増す一因でした。各社が作成するデータの品質にもばらつきがあり、データ収集とデータそのもののクオリティ向上に苦労しているということは上層部にも伝えていました。システム化することで、正確性、整合性を担保でき、各社のデータ精度も高めることができると考えたのです。」

メールによる収集パッケージのやり取りは、多分に問題があったと経理財務部 連結グループの﨑山和哉氏は補足する。

「送受信に関するトラブルは多かったですね。迷惑メールに分類されてしまい、まったく届かないこともありました。添付ファイルとしてやり取りしていたので、ファイルサイズも問題になりやすかったと思います。」

当時、各子会社は本社が指定する画面にデータを入力していたが、そこで勘定科目がどのように組み替えられているか、本社側では把握できなかったとのこと。この点も課題だったと中田氏は振り返る。

「入力されるデータは必然的に本社が求める勘定科目体系になっているものの、それを子会社がどのように組み替えたのか、立ち入っていませんでした。ですので、間違って入力されても気付くのはとても難しく、また監査法人から元データを求められても出しようがない状態でした。」

同社は連結決算システムとしてDivaSystemを運用していたことから、課題解決の提案をDIVAに打診。DIVAからは、オンライン経由でデータ収集を自動化できるDivaSystemEIGS（以下EIGS）に加え、DivaSystemのデータベースを拡張して柔軟なデータ管理を実現するDivaSystem LCAPlus（以下LCAPlus）の提案があり、同社は2013年2月に採用を決断した。2013年5月から導入を開始し、各社の担当者を一堂に集めた説明会のほか、直接現地を訪れて個別に説明する機会も設けたとのこと。中田氏は次のように話す。

「本社が子会社に義務として課す形になるため、最初は各社の反応が心配でしたが、きちんと説明して納得してもらうことができました。今回のプロジェクトの目的は連結決算業務の効率化、決算工程の改善が主眼でしたが、その過程で子会社と今までよりも密接なコミュニケーションを取ることを求められましたので、お互いの関係を強める良いきっかけになりましたね。
また、今回の導入を機に国内・海外でばらばらだった収集パッケージの体系を統一したほか、EIGSによる残高試算表（T/B）変換シートも構築しました。」

プロジェクト中に実施したグループ会社への説明会の段階では、一部仕様が未確定の部分もあったという。﨑山氏は、そうした部分をユーザーである子会社の意見を聞き、子会社と協力しながら作り上げていったと話す。

「まず基本となるフォーマットを本社側で作成し、修正個所を子会社側から指摘してもらう形でやり取りを進め、現在運用しているものにまとめ上げていきました。子会社同士で問題点を共有しているところもあり、お互いの経理担当者が直接顔を合わせることができたので、直接話しながら解決していたのもよかったと思います。」