決算期間の3〜4営業日短縮に成功し、連結会社の決算月統一を実現。各社とのコミュニケーションも強化して効果を上げる

プラスチック素材のパイオニアとして、より高度な機能を創出することで社会に貢献している住友ベークライトは、事業のグローバル展開を積極的に進めており、

世界15の国と地域（2014年3月末現在）に拠点を有し、多数のグループ会社と連携している。決算月の統一のために、決算業務の早期化を進めることが課題になった同社は、DivaSystemを活用してデータ収集から集計までの一貫したフローを整備し、期待以上の効果を上げることに成功した。

住友ベークライトは連結決算システムとしてDivaSystemを早くから導入しており、連結子会社から収集したデータ（連結パッケージ）の登録と集計に利用していた。ただ、データの確認と集計はほぼ手作業で行っていたため業務負荷が高く、効率的ではなかったという。

30数社ある連結子会社のおよそ2/3は海外にあり、海外子会社の決算月は12月であったため、制度連結上、親会社および国内子会社とは決算月が3 ヵ月異なる状況がしばらく続いていた。一方、管理連結は月次を揃えた形で処理をしており、制度連結と管理連結でもずれが生じていた。このずれを解消するために連結会社全体で決算月を統一することが決まり、業務効率化を早期に実現する取り組みが不可欠になったと経理担当者は話す。

「当時の課題としては、大きく2つありました。1つは手作業での確認や集計をやめて、業務を効率化することです。従来は各社のデータの大半をプリントアウトして集計しており、これに多くの時間をかけていました。決算月の統一に伴い、本社側で行っている収集、問い合わせ、集計という一連の業務を数日で完了させることが求められました。
もう1つは、連結パッケージの基本フォーマットの見直しです。長く利用しているうちにつぎはぎした部分が増え、入力ミスやエラーも起こりやすくなっていたので、整備し直す必要があると考えていました。決算月統一の方針が連結子会社に示されたのが2012年10月ごろで、2014年3月期決算には間に合わせるというスケジュールになり、準備期間が1年少しという短期間で取り組むことになったのです。」

同社は以前に、オンライン経由でデータを収集できるDivaSystem EIGS（以下EIGS）をDIVAから提案されたことがあり、今回の課題解決に有効ではないかと考えて、改めて提案を依頼した。求める効果が得られると判断し、さらに今後の可能性も踏まえて導入を決断した。

「各社がデータを入力すると即座にDivaSystemに反映されて、それを自由な形でExcelフォーマットに書き出したり集計したりできるところが非常に魅力的でした。EIGSとFormula-Xを使うことで、自分たちの業務がどのように効率化されるのか、はっきりイメージできました。制度連結業務の早期化が主な目的でしたが、管理連結をはじめ制度連結の範囲に留まらない利用もできると考え、導入に踏み切りました。」

従来、海外の子会社が作成する連結パッケージは、のれんの償却などの処理を現地のルールに基づいて行っており、それを本社側で修正しDivaSystemに登録していた。EIGSの導入により、各社のデータがダイレクトにDivaSystemに登録できるようになったことを受けて、この処理と手順も改められている。子会社にとっては、これまで行ってこなかった日本（本社）の基準に合わせた会計処理とEIGSの使い方を覚える必要があったため、各社へ担当者が説明のため訪問するなど積極的に動いたという。

「各社でデータを作成、入力すれば、そのまま集計まで使えるようにすることが理想でした。その実現には各社の協力が欠かせませんし、業務上の負担が増えることにもなります。無理なお願いをすることになってしまいましたが、皆さんがグループの方針を理解されていて、スムーズに進められたのは何よりでした。連結パッケージ自体の見直しでは、入力に関するマニュアルも新たに作成しました。各社の担当者が入力しやすく、またわかりやすくなるように、お互いのコミュニケーションや運用面を踏まえて工夫しています。
結果として、今回のフォーマット改善とプロセス改善によって、本社の業務効率化だけでなく各社の入力段階でエラーを防ぐことができ、今まで頻繁にやり取りしていた確認や照合作業の削減につながっています。」

プロジェクトのメンバーは、同社の若手社員が主力となり、各社の経理担当者やDIVAとのコミュニケーションを通じて業務にまつわる経験や知見を深めることができたという。これも同社の狙いの1つだったとのこと。

「当社の上層部も、若い人たちにいろいろな経験をさせたい、良い機会を提供したいと常々思っていたので、今回のプロジェクトは格好の機会になりました。取り組みの過程ではトラブルもありましたが、実際に海外の会社を訪れて、現地の担当者と直接会って話をする機会はなかなかないので、今後のコミュニケーションがスムーズになるという効果もあったと思います。副次的な部分かもしれませんが、実は大きなポイントでしょう。」