業績管理システムを3ヶ月で稼働し、業務効率化で生まれた時間とアイディアで各事業を支援　～AVANT Cruiseで事業部とコーポレート部門が数値でコミュニケーションできる状態へ～

八ッ橋様　システム選定において、専門的な知識がなくても使いやすい、ユーザーサイドに立った仕組みになっているか、また、ユーザーの業務をイメージしたリアルな提案をしてもらえるかを重視していました。私自身は前職で連結会計業務に関わっていた20年ほど前からDivaSystem LCA（連結会計システム）は知っていたのですが、その頃から、機能面はもちろん、社風や働くみなさんの人柄においても、手堅く安心感がある会社だと感じていました。
今回、アバントさんに抱えている課題を相談させていただいたところ、我々の業務を高度に理解しつつ、その一歩先を行くような非常に高いレベルの提案をいただきました。それが大きな決め手になったと思っています。

富所様　まずは月次の業績報告です。業績報告のレポートは半期ごとや年度ごとなど、いろいろな角度で切り取って見られるようになっており、各事業部がそれぞれ必要な形で業績を確認できるよう共有しています。それを個人の定量面の評価資料にも使っていますし、システムを活用して各会議体での基礎資料をアウトプットすることにも使っています。

猪口様　システム導入前は、各事業部から提出された月次の業績をすべて手作業でExcelに転記していました。事業部の数が多いのでかなりの負担でしたが、システム導入によってそうした単純作業をなくすことができました。また、それにより時間の余裕ができたことで、システムを活用していろいろなレポートを作ってみようという気持ちが生まれたことも大きな成果だと思います。

富所様　手作業でExcelへ転記する場合、どうしても人的なミスが起こりがちです。しかしシステムがあれば、1日かかっていたその作業がボタン一つで、しかも正確にできます。時間の短縮と正確性の担保という2つの効果を同時に実感できています。

八ッ橋様　今は、各事業部でこれまでどんな資料を作っていたのか、今後どんな資料があるといいのかなどをヒアリングし、システムで補えるところがないかリサーチしながら、なるべく事業部側の負担を減らそうと取り組んでいます。利益を上げるのはやはり事業部側ですから、なるべく事業に力を入れてもらい、我々はシステムを使った事務的業務の効率化を事業部ごとに提案しているところです。そうした提案を我々がすることによって、より精度の高い見通しが作れ、最終的に事業部の成績に繋がるという観点で、プラスの効果をもたらしていけるのではないかと思います。
例えばホテルの運営では、お客様対応で日々忙しいため事務作業にかける時間は非常に限られます。そのためExcelを使った見込み値の報告にも非常に苦労していましたが、今では自分たちの成績が事業部側からも見えやすくなったことで、目標管理などの面でもメリットを感じてもらえているのではと思います。

猪口様　システム導入の前に掲げていた3段階のステップの1（予算策定システムの構築）と2（毎月の月次予実管理システムの構築）についてはおおむね設定通りにできたと思っています。今後は、3つめのステップとして各事業部の最前線で働いている人が欲しがっているであろうKPIをデータベース化したいと考えています。例えば、ホテル事業であれば稼働率の管理などが挙げられます。コロナも落ち着いてきた中ではありますが、今後もあり得る大きな環境の変化への対応、また事業領域の拡大などに備え、事業部とコーポレート部門の間で数字でのコミュニケーションがよりスムーズにできる状態を最終的に目指したいと思っています。

八ッ橋様　業績管理のあり方というものは、その時々で変わるものだと思います。ですから、今のシステムの形が決してゴールだとは思っていません。一方、そうしたトレンドを自社だけで追うのはなかなか難しいところもありますので、アバントさんとは今後もいろいろ情報交換させていただきながらブラッシュアップしていければと思います。